Membangun Model Informasi

1. Menentukan lingkup model informasi

Pertama :Dimensi harus didasarkan pada kebutuhan informasi bisnis

Contoh  : Mengkategorikan jenis produk yang berbeda dan model, segmen pasar, atau subjek.

Kedua   : Dimensi harus didasarkan pada kebutuhan penulis 

Contoh  : Mengkategorikan informasi oleh penulis,editor ID judul,pemberi persetujuan, tanggal asli, tanggal revisi, nomor versi, sumber dan sebagainya. 

Ketiga   : Mendasarkan pada dimensi kebutuhan pengguna

Contoh  : Mengkategorikan informasi dengan pekerjaan pengguna, tingkat keterampilan, pengalaman, bahasa, negara, dan sebagainya.

Model Informasi menyediakan terminologi (taksonomi) untuk mengidentifikasi semua elemen dalam repositori Anda. Salah satu manfaat yang tak terduga dari proses ini adalah menemukan peluang tambahan untuk meningkatkan konten anda, alur kerja, dan penggunaan kembali. Jauh lebih mudah dan lebih murah untuk menemukan peluang-peluang awal daripada kemudian dalam proses. Menggunakan keahlian kami kemungkinan akan mengakibatkan biaya masa depan secara signifikan lebih rendah.

2. Mengidentifikasi dimensi untuk model informasi

Jenis informasi menentukan jenis konten penulis Anda membuat dan bagaimana rincian terorganisir. Setiap jenis informasi akan didasarkan pada kebutuhan masyarakat pengguna Anda. Suatu khas jenis informasi untuk informasi teknis meliputi konsep, prosedur, dan modul referensi. Jenis informasi yang lebih spesifik dapat diperoleh dari jenis dasar. Sebagai contoh, organisasi Anda mungkin membutuhkan jenis informasi yang berbeda untuk prosedur pemeliharaan dan pengguna akhir prosedur.

3.  Menganalisis komunitas user pelanggan
    Tanpa analisis yang baik dari kebutuhan komunitas pengguna, model informasi cenderung mencerminkan organisasi dari produk, kepentingan perusahan host atau departemen organisasi internal, atau asumsi yang belum teruji dari penulis. Dalam menganalisa komunitas pelanggan anda, anda butuh memeriksa beberapa karakteristik :

• Apakah pelanggan anda berada di negara-negara yang berbeda? Apakah kebutuhan informasi mereka berbeda karena karakteristik persyaratan atau budaya kusus negara?
• Apakah mereka lebih nyaman membaca atau mendengar dalam bahasa mereka sendiri?
• Apakan pelanggan anda mungkin bekerja dengan salah satu model produk anda pada suatu waktu? Apakah mereka membutuhkan informasi eksklusif tentang produk tersebut, tidak tercampur dengan model informasi lainnya?
• Akankah mereka membutuhkan informasi yang mempertemukan beberapa produk?

4.     Menganalisis komunitas user karyawan
        Proses yang sama dari analisis pengguna berlaku ketika anda membangun model informasi dari informasi internal anda. Anda butuh menanyakan tentang kebutuhan informasi pengguna dalam organisasianda:

• Informasi apa yang perlu di akses oleeh setiap komunitas pengguna dalam organisasi?
• Apakah setiap orang perlu sumber informasi atau informasi dasar kebijakan perusahaan dan prosedur-prosedur?
• Apakah beberapa pengguna butuh informasi yang spesific untuk departemen dimana mereka bekerja?
• Kebutuhan pelatihan apa yang anda rekomendasikan dengan sumber informasi?

5.   Menganalisis tujuan dan tugas user
      Dengan memfokuskan pada tujuan pengguna dan tugas mereka, mereka butuh menunjukan untuk mencapai tujuannya, anda dapat memberikan alat navigasi yang mungkin akan lebih bersangkutan dengan cara dimana kebutuhan pengguna untuk mencari dan menggunakan informasi. Meskipun kategori dalam bentuk hirarki tradisional akan mengarah ke tugas - tugas.


6.   Menganalisis komunitas pembuatan
      Pembuatan akan perlu menempatkan topik topik informasi yang dapat mereka gunakan kembali dalam berbagai konteks untuk menyampaikan pada pelanggan atau karyawan atau menghasilkan topik baru berdasarkan pada topik yang ada dengan menetapkan hubungan antara topik-topik, sehingga kebanyakan rinciannya sama tetapi beberapa unik.
  

7.   Menginventorisir informasi yang ada
      Dalam hal ini anda perlu mempertimbangkan:

• informasi apa yang perlu disampaikan dalam format yang ada  seperti print, HTML, atau PDF?
• Informasi apa yang seharusnya tidak termasuk sama sekali dalam model informasi baru?
• Informasi apa yang seharusnya ditambahkan secara spesifik untuk mendukung dynamic web delivery atau penggunaan kembali informasi yang lebih baik?

8.   Mengidentifikasi model informasi yang ada
      Banyak informasi yang perlu anda review yang akan mengatur dalam pengelompokan hirarki atau model informasi unik, tergantung pada referensi dari komunitas pembuatan. Contohnya, anda akan menemukan kumpulan model informasi dalam buku buku, maka topik akan mudah diterbitkan dan dikirim pada pengguna.


9.  Mengevaluasi keterkaitan baru
     Model informasi baru yang anda bangun, mungkin dapat menggantikan model yang ada. Anda akan menghapus informasi dari kumpulan  yang ada atau buku buku dan menggunakan topik untuk mengembangkan cara baru pengiriman yang paling responsif terhadap kebutuhan pengguna.

Mengembangkan Solusi Konten Menejemen Anda : Tahap Pendekatan

5 tahap dari proyek konten menejemen :

1.      Analisis kebutuhan

2.      Model informasi

3.      Perencanaan konten

4.      Proyek percobaan

5.      Peluncuran

Tahap 1 : Menaksirkan/ menilai kebutuhan anda dan mengembangkan sebuah rencana

Tahap 1 dari proyek konten menejemen anda harus berpusat dalam kebutuhan penilaian

Kebutuhan penilaian berdasarkan 4 pertanyaan :

·         Pengguna membutuhkan informasi- apa yang mereka butuhkan?

·         Anda memiliki sumber informasi dalam organisasi – apa yang mereka hasilkan dan

          bagaimana mereka dihasilkan hari ini?

·         Anda memiliki proses yang digunakan oleh orang-orang seperti penulis konte

          bahkan jika proses tersebut tidak secara formal – bagaimana dan seberapa baik

           melakukan proses kerja hari ini?

·         Kamu memiliki teknologi- seberapa efektif hal tersebut digunakan dan seberapa

          memadai hal tersebut untuk tugas ke depan?

Tujuan

Anda harus memahami isu-isu yang saat ini membuat konten mengelola tantangan dalam organisasi anda,bagaimana pengelolaan dan pengiriman konten harus ditingkatkan dan bagaimana solusi anda akan meningkatkan pengalaman pengguna dan menambah penghasilan dan profitabilitas.

Tahap 2 : Mengembangkan model informasi anda dan menguraikan kebutuhan teknologi
anda

Tahap 2 dari proyek konten menejemen anda termasuk mendefinisikan arsitektur informasi  dan memutuskan solusi teknologi terbaik untuk memenuhi kebutuhan anda.

• Apa saja dimensi dari model informasi dan bagaimana mereka menenentukan persyaratan anda untuk mengkategorikan dan label sumber informasi anda?
• Apa jenis informasi yang dibutuhkan oleh pengguna anda dan yang mana yang sering digunakan?
• Haruskah anda menggunakan segalanya yang telah anda punyai atau membuat jenis informasi baru untuk menyusun informasi anda agar lebih efektif?
• Bagaimana seharusnya anda membangun konten dalam jenis informasi anda untuk mendukung penulis menjaga konsistensi dan memfasilitasi pengguna kembali secara optimal?
• Komponen teknologi apa yang dibutuhkan untuk mendukung model informasi yang telah ditetapkan?

Tujuan

Dalam tahap 2 anda mengembangkan model informasi yang komprehensif,berdasarkan kebutuhan semua persyaratan organisasi konten menejemen. Anda juga menyelidiki solusi teknologi dan mengembangkan secara detail persyaratan dokumen teknologi.

Tahap 3 : Menciptakan perakitan konten dan rencana pengiriman

Perencanaan untuk kumpulan konten dan penyampaian adalah aktifitas kritis pada tahap ke 3. Perencanaan konten mencakup cara dimana anda akan merakit konten modular menjadi dokumen-dokumen, sering untuk kertas dan penyampaian PDF. Tetapi perencanaan konten juga mencakup kaya informasi situs web, pengiriman dalam bentuk HTML atau XML untuk pencarian. Model informasi yang anda bangun pada tahap ke 2 harus menjadi prinsip pengorganisasian di balik desain navigasi anda untuk semua media.

Tujuan

Untuk menghubungkan model informasi kepada pengguna dan pengiriman model. Karena maksud dari konten menejemen adalah untuk meningkatkan pengalaman pengguna,anda harus memastikan bahwa cara dimana anda mengatur output dari solusi menejemen anda,khususnya di web yang diatur oleh model informasi.

Tahap 4 : Mengadakan dan mengevaluasi sebuah proyek percobaan

Pikirkan tentang planning big dan implementing small . Penting bahwa desain sistem alamat domain seluruh masalah, namun kegiatan awal harus tetap kecil. itu akan memperkecil kompeksitas dan memberi users dan staff pendukung waktu untuk menyesuaikan diri dengan cara cara baru dalam melakukan sesuatu. Pilot yang baik dapat menjadi sempit dan dalam, melatih semua aspek susunan penulis, atau dapat juga luas dan dangkal, berjalan atau tunggal, dokumen sederhana melalui segala proses.

Pilot project menyediakan anda dengan peluang untuk membangun beberapa fungsional proyek anda dengan cepat dan mendapatkan hasil sesegera mungkin.anda dapat menggunakan pilot untuk melatih staff, menyusun rincian model informasi anda dan perencanaan konten, dan menguji solusi teknologi.

Proyek percontohan ini menjadi semacam implementasi proyek dalam lingkup yang terbatas. Hasil dari proyek percontohan ini akan menjadi penentu evaluasi terhadap pelaksanaan tahap terakhir, yaitu keberlanjutan proyek. Apakah masih ada hal-hal yang dapat diperbaiki atau ditingkatkan dari pelaksanaan proyek percontohan. Sehingga apabila implementasi dilakukan di seluruh lingkup organisasi tidak akan lagi ditemui masalah yang cukup berarti.

Tujuan

Untuk meyakinkan bahwa anda telah memadai proses dalam tempat untuk mengimplementasikan solusi konten menejemen. 

Tahap 5  : Peluncuran ke perusahaan besar

Merencanakan untuk skala besar peluncuran sistem konten menejemen harus dimulai dengan pilot project itu sendiri. Jadwal jadwal, perkiraan waktu, proses dan latihan harus bagian dari pilot. Anda juga harus melengkapi analisis resiko, keberhasilan, dan tantangan dari pilot project dan mempertimbangkan seberapa niat anda untuk membuktikan proses pada putaran berikutnya.

Anda boleh memutuskan, contohnya, untuk melakukan pilot project lainnya atau memutuskan dua atau tiga proyek proyek selanjutnya,daripada peluncuran perusahaan besar.

Tujuan

Untuk mengimpleementasikan solusi konten menejemen yang ada ditahap awal perencanaan.

 Sumber : JoAnn T.Hackos.Content Management for Dynamic Web Delivery